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「職場學管理」 五個方法,找到解決問題的能力。


圖像裡可能有植物、花、戶外和大自然

「一張報表,為什麼主管一直要提醒我,在數字上,要細心確認再確認?每次對我做的報表,總是一直被提醒要注意,雖然有幾次會少一個零,尤其是現在這個主管,在每個月做完報表後,會問我有沒有再檢查一次,感覺工作上,被主管質疑工作能力。」

這是服務傳產業兩年曉君,目前面對工作上的問題,因為報表,曉君這陣子被主管糾正錯誤,尤其是數字問題,心想,是不是主管質疑他的能力,要如何做,才能跟主管好好溝通。

職場跟對的人,會協助你了解工作上,經常會發生的問題有哪些。

在職場上,從曉君描述工作過程,其實他遇到一位會關心他的主管,尤其是會提醒報表數字上,要特別留意,站在主管立場,希望曉君能第一時間,預防工作上的錯誤,除了可以提升工作效率,也能讓團隊更有默契,主管和員工一起面對工作問題與解決問題的能力。

近幾年,坊間雜誌,推出職場新人要跟主管「偷學」,要職場新人自己提升職場競爭力。因為有些主管在工作上過於忙碌,無法花時間明確指導員工的工作問題,導致於職場上發生一些意外與職災問題。

尤其是新人或是委外員工,有可能還沒有完全培訓或立即進入工作狀況,就必須立即站在第一線擔任服務的工作,最容易發生工作意外事件。

以最近實際發生職場新人造成意外事件,在游泳池發生意外中毒事件,新進員工到職一個月,在做清潔工作時,沒有看包裝標示,倒錯漂白水,導致泳客氯中毒,緊急送醫急救之事件。

這是職場管理重要的一環,必須重視新人培訓,提升新人解決問題的能力,才能讓公司有競爭力。不可輕忽的新人培訓與指導方法,主要讓員工確切知道,如何降低工作流程產生的失誤率。

在職場上,用對人,最重要的能力,就是會解決問題的人。

照理說,曉君提供報表給主管時,他不知道數字提供有錯,萬一他的主管也沒有發現,就送上去高層簽核,結果高層發現報表數字有錯,你想,第一個被指責的人是誰,當然是曉君的主管。

這樣一來,曉君是否有想過,你的主管為什麼每次想提醒你,因為他有責任要讓你知道,也許每個人管理風格不同,他可能已經習慣提醒,希望你能把報表做好,而不是質疑你的工作能力。

如果在工作上,不想被主管提醒,就要自己更細心,可以主動請教主管,如何把報表做的更好,請問有什麼方法,可以改善?或是,自己本身要花時間多學習,充實專業知識與技能,確實把報表和工作做好。

假設,換成你是主管,你的員工給你的報表,數字經常有錯,然後你可能沒看,就簽了往上送,結果你被指責了,這種情形發生在你身上,你會怎麼做?試著回想一下,換成是你,會如何處理?

有些主管會直接把氣出在員工身上,可能會產生語言暴力,會認為是員工的錯,主管都沒錯的觀念,這樣的團隊,士氣會很低迷,時間久了,員工也會沒有向心力。

跟曉君聊完後,他終於知道,他有一位很用心教導他的主管,他重新調整心態學習,而不是一直心存抱怨。

在職場上,數字在分析在報表上,少一個零和多一個零,勢必會造成營運很大影響,一張報表,或是一張分析報告,通常要有相關數據提供,增加可信度及可以看出營運損益數字。

想一想,製作一張報表,從最初填寫的人,到整理彙整報表數據的人,最後送上主管檢核後,可能還會對外公布說明,也是公司例行作業,這流程也許會經過層層關卡,從個人、單位、部門、領導者、經營者、董事會等,都會看到報表上數字多少,有沒有可能,一張報表在個人就開始,誤植多一個零,卻沒有人發現有錯誤,這樣可想而知,會造成公司營運多大影響。

為什麼會沒人發現報表,有數字是錯的?

據了解有一家知名企業在部門營運上,出現報表失誤,比方是今年二月,都已經過各部門主管簽核了,每個人簽名前,都看前面單位或部門簽了,輪到自己時,就跟著簽核,因為彼此信任,最後到高層主管與會簽名,細心的主管,也許會在簽名前,會特別留意數字,看完才簽。有的主管,也許很忙,沒時間看報表,就直接問部門主管一次,這報表你都看過了,就簽名了,心想,大家都簽了,應該是沒問題吧,一張報表能讓大家達成共識,也會讓公司造成重大失事。
知道自己做錯一件事,並不可怕,因為可以解決,最可怕的是,自己做錯不知道,整個公司也都不知道。
結果,經過一個月,換一位新人整理報表時,發現二月報表,數字有錯,而且多了一個零,心想怎麼都沒有被發現。假設,這位新人心想,二月報表長官都已經確認,就算錯誤,他是一個小職員,主管也催著要報表了,只好將錯就錯,試想,這後果的影響有多大?

因此,以現代科技,報表是電腦智能統計,如果現場人員,輸入的數字是錯的,還是會發生一發不可收拾的情形。

具有解決問題的能力,關鍵在於如何保持良好溝通能力

每一個人都能從職場上,學管理,一家成功的企業,主管和第一線人員會保持良好的溝通,主管會主動積極指導員工,尤其要讓新人第一時間學會,了解關鍵回報的能力,學會判斷事情的輕重。

經過這次曉君報表失誤的問題,可以用五種方法,找到解決問題的能力,讓報表數字一次就成功。

1.教學影片:可以製作報表,收集到整理,最後彙整的示範教學影片。
2.案例分享:製作經常會發生的問題,會如何解決與預防的方法,做成案例資料夾。
3.定期培訓:安排內部人員針對工作上經常發生的問題,做正確示範和指導與分享。
4.文化傳承:作業流程中,安排資深員工帶領新人,注入優質文化傳承,彼此互相提醒,互相成長學習。
5.換位思考:經常思考,部門發生問題時,透過換位思考,找到解決辦法。

以上五個方法,了解職場工作者,主管和第一線員工之間的關係,都是環環相扣,每一個人,都是公司重要的一份子。

一起讓工作流程順暢,預防可能會發生的小錯誤,讓每一個人主動積極,多注意工作每一個小細節,不但工作能力增強,也懂得第一間如何解決問題的能力。

只要用心做好每一件事,自己開心、主管開心,公司也開心。

開心的工作,都會讓世界變得更美好。





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