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服務組織與溝通協調,看見成敗的關鍵

圖像裡可能有天空、雲、戶外和大自然
端看組織溝通協調,就可以多少看出成敗的關鍵。
看到天色層次變化,在生活中也充滿變化,很多習慣、行為也會跟著環境、心性修養、學習、見識、思想而有所改變。
在社區當上「事務委員」後,感覺要做點事,每月一次開會還會領到一點大樓開會的費用,就想要提出改善大樓的設施和建議,只是在協調上,感覺會不會影響總幹事的辦事能力?還有其他委員的看法,要怎麼說,會比較容易讓他們了解我的用意?
這是小李在服務溝通課程中,提到他自身的在社區擔任事務委員,遇到的問題。
個人剛好有過往住戶委員的經驗,及職場組織管理過程,就委員經驗和組織管理經驗ㄧㄧ分享。
小李在社區擔任委員,就像在職場上一樣,屬於擔任幹部要職,也是服務社區住戶的代表之一。
能在大樓委員資格,皆由住戶投票支持通過,相對,能在職場組織升遷或是擔任幹部,也是經過主管審核通過。
擔任社區組織的委員,所負責的方向,也是要讓各委員知道「當責」的重要性。
個人在過去委員經驗中,牽涉大樓設備維修是否要找新廠商或是大樓內有住戶有做設備,其實是可以服務,不過,通常住戶都會推辭,避免不必要的爭議或麻煩,最主要也是擔心被住戶誤會,增添自己的麻煩。
也因此,在處理維護大樓的過程中,很多情況都會依照過往的經驗,一直延續,沒有太大改變。除非新的案件,委員、主委及總幹事才會尋求外面新廠商協助。
這也像是職場組織環節中,大家能夠不少一事是一事,不涉入者,可明則保身,只要按照舊有或是去年的經驗,反正主管也很忙,最好不要做太多改變或是決定。
在社區管委會,處理過程中,也會有些住戶反應,會感覺管委員沒有太多作為。
就像是職場組織認為,領導階層沒有太大改變,也不會有太大作為,只是按部就班,有做就好。因此,員工在環境維護或是遵循工作規則上,也不會多加思考,不會多些創新改變或是提出更好的方法,心想反正領導階層的人,也不想改變太多,多說無益,久了,整個組織就呈現癱瘓狀態,會有多大進步或改變嗎?應該不太會。
那這樣的組織,身為員工,不就最好不要反應,以免造成組織困擾?
如果,當公司職場領導階層的人,對公司營運狀況,用將就或是得過且過的心態,底下的團隊,通常也會跟著有樣學樣,當組織面臨敗壞的現象時,通常已經為之已晚,想要改變或是突破,就必須組織再造或是革新,這成敗也落在領導階層的人。
個人就過去服務溝通課程中,有副總、主管跟我說:老師,現在年輕人很難溝通,有沒有什麼方法,讓他們知道要把事做好,管好自己工作。
聽完主管對課程需求之後,在課程進行中,就組織溝通協調上,就會提到對上對下的關係應對,課程進行到最後,有時候是主管和員工對工作的認知問題,而不是主管完全否認年輕人的能力,也不是年輕人完全不配合作業,有時也要想想自己,是否也要突破改變,因應時代的趨勢和管理作法的調整。
對小李在社區擔任事務委員工作,讓他困擾如何溝通時,個人給予建議一些方法參考,首先,也要了解自己當責的範圍,如果是擔當讓大樓環境、設施運作正常的要務,先思考如何給予大樓主委、委員、總幹事問題說明,要清楚並帶有尊重的心,去做適切的建議。
過程中,協助提醒總幹事,自己看到的問題及如何解決,先做討論,參考過往經驗,在研討新的解決方式。
事務委員主要檢視符合大樓設施正常化,如遇到問題,在每月管委會提出前,先請總幹事協助了解,會議上經過主委、委員同意拍案,交由總幹事處理或改善。
只要有人的地方,都會有問題,每個人的認知與行為模式,也各自不同,如何在同一個環境相處,彼此的溝通協調,是否合宜,也會受到影響,就像職場組織,在溝通協調過程中,主管與部屬之間的關係,通常不能含糊帶過,也不能一針見血指正,在協調溝通中,彼此保持一點彈性、柔軟心的習慣,經常換位思考,增加組織動力,才能彼此活得更好。
一個人經過千山萬水,如何活得精彩,通常懂得溝通協調的人,會找到活出自我及攜手合作的方法,共同踩出,一條具有價值的出路。
文/廖桂香

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